+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zo voorkom je fraude bij facturen en betaalherinneringen
Als zzp’er verstuur je zelf facturen, maar ontvang je ook rekeningen van leveranciers, dienstverleners en instanties. In een tijd waarin factuurfraude en incassofraude steeds vaker voorkomen, is het verstandig om binnengekomen facturen en betaalverzoeken zorgvuldig te controleren. Criminelen sturen regelmatig valse facturen of nep-incassobrieven in de hoop dat deze automatisch worden betaald. Door alert te zijn, verklein je de kans dat je ongemerkt geld overmaakt naar de verkeerde partij. Hieronder lees je waar je als zzp’er op moet letten bij het controleren van facturen, betaalherinneringen en incassobrieven.
Controleer altijd de afzender van de factuur
Ontvang je een factuur of betaalherinnering per e-mail? Controleer dan eerst goed wie de afzender is. Fraudeurs maken vaak gebruik van e-mailadressen die sterk lijken op die van bestaande bedrijven, soms met slechts één letter verschil. Kijk daarom niet alleen naar de naam, maar ook naar het volledige e-mailadres.
Bekijk daarnaast of de inhoud van de factuur logisch is. Gaat het om een bestelling of dienst die je daadwerkelijk hebt afgenomen? Kun je deze terugvinden in je administratie of bestelgeschiedenis? Als je twijfelt, neem dan rechtstreeks contact op met de leverancier via de bekende contactgegevens. Wees extra alert op signalen die kunnen wijzen op spookfacturen.
Vergelijk betaalherinneringen met je bankafschriften
Ontvang je een betaalherinnering of zelfs een incassobrief, dan is het verstandig om eerst je zakelijke bankafschriften te controleren. Mogelijk heb je de factuur al voldaan en is de herinnering onterecht verstuurd. In dat geval kun je contact opnemen met het incassobureau of de afzender om dit door te geven.
Blijkt dat de betaling inderdaad nog openstaat, controleer dan of het bedrag klopt en of eventuele incassokosten correct zijn berekend. Bij een te late betaling mogen kosten worden gerekend, maar deze moeten wel binnen de wettelijke grenzen blijven. Zijn de kosten volgens jou te hoog, dan kun je hiertegen schriftelijk bezwaar maken.
Let extra op een gewijzigd bankrekeningnummer
Soms ontvangen ondernemers facturen waarop ineens een ander bankrekeningnummer staat vermeld dan gebruikelijk. In zo’n situatie is het verstandig om extra alert te zijn en op je hoede te zijn. Er zijn fraudevormen waarbij criminelen bestaande facturen kopiëren en alleen het rekeningnummer aanpassen.
Vaak wordt daarbij vermeld dat het bankrekeningnummer is gewijzigd en dat toekomstige betalingen naar dit nieuwe nummer moeten worden overgemaakt. Vertrouw je dit niet, neem dan eerst contact op met het bedrijf via een bekend telefoonnummer of e-mailadres voordat je betaalt.
Controleer het btw-nummer op de factuur
Ontvang je facturen van Nederlandse of buitenlandse bedrijven, dan is het belangrijk om ook het btw-nummer te controleren. Een onjuist of ongeldig btw-nummer kan achteraf problemen opleveren, waarvoor je als ondernemer zelf verantwoordelijk bent.
Door het btw-nummer vooraf te verifiëren, voorkom je mogelijke fiscale gevolgen. Het is daarom verstandig om bij twijfel altijd het btw-nummer op een factuur te controleren voordat je tot betaling overgaat.
Mijnzzp.nl