+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Waarom het belangrijk is om een nieuwe zakenrelatie te controleren
Nieuwe klanten, leveranciers en zakelijke partners kunnen interessante kansen bieden voor ondernemers. Toch is het verstandig om niet direct zaken te doen zonder eerst onderzoek te verrichten. Fraude, wanbetaling en malafide bedrijven komen nog altijd voor. Ook de Kamer van Koophandel waarschuwt ondernemers regelmatig om nieuwe zakenrelaties zorgvuldig te controleren voordat overeenkomsten worden gesloten.
Een korte controle vooraf kan veel problemen voorkomen. Door enkele belangrijke gegevens te controleren, krijg je een beter beeld van de betrouwbaarheid van een onderneming en verklein je de kans op financiële risico's.
Controleer de inschrijving bij de Kamer van Koophandel
Een van de eerste stappen is het controleren van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Via het Handelsregister kun je nagaan of een bedrijf daadwerkelijk bestaat en onder welke naam het staat geregistreerd.
Controleer daarbij onder andere de officiële bedrijfsnaam, het KvK-nummer, de vestigingsgegevens en de activiteiten van de onderneming. Wanneer de verstrekte gegevens niet overeenkomen met de informatie in het Handelsregister, is extra voorzichtigheid verstandig.
Controleer wie tekenbevoegd is
Niet iedereen binnen een onderneming mag namens het bedrijf overeenkomsten ondertekenen. Daarom is het belangrijk om te controleren of de persoon waarmee je zaken doet daadwerkelijk tekenbevoegd is.
In het Handelsregister staat vermeld wie bevoegd is om namens de onderneming contracten te sluiten en juridische verplichtingen aan te gaan. Wanneer een overeenkomst wordt gesloten met iemand die niet bevoegd is, kan dit later tot discussies of juridische problemen leiden.
Controleer het btw-nummer via VIES
Wanneer je zaken doet met bedrijven binnen de Europese Unie, is het verstandig om het btw-identificatienummer te controleren. Dit kan via het Europese VIES-systeem (VAT Information Exchange System).
Met deze controle kun je nagaan of een opgegeven btw-nummer daadwerkelijk geldig is. Dit is vooral belangrijk bij internationale transacties en het toepassen van btw-verleggingsregelingen. Een ongeldig btw-nummer kan een signaal zijn dat nader onderzoek nodig is.
Controleer het bedrijfsadres
Ook het bedrijfsadres verdient aandacht. Controleer of het opgegeven adres overeenkomt met de gegevens in het Handelsregister en op de website van de onderneming.
Bij twijfel kan het verstandig zijn om te kijken of het adres daadwerkelijk bestaat en of er sprake is van een logische vestigingslocatie. Een onderneming die beweert over een groot kantoor te beschikken, maar uitsluitend een onduidelijk postadres gebruikt, kan aanleiding geven voor extra vragen.
Bekijk de website kritisch
Een professionele website zegt niet alles over een onderneming, maar kan wel nuttige informatie opleveren. Controleer of contactgegevens duidelijk zichtbaar zijn en of deze overeenkomen met de gegevens uit het Handelsregister.
Daarnaast kan het nuttig zijn om te kijken naar bedrijfsinformatie, algemene voorwaarden, klantreferenties en andere openbare gegevens. Een website zonder contactinformatie of met tegenstrijdige gegevens verdient extra aandacht.
Zoek naar ervaringen van andere ondernemers
Online beoordelingen en ervaringen van andere ondernemers kunnen waardevolle informatie opleveren. Zoek bijvoorbeeld naar reviews, klachten of ervaringen op zakelijke platforms en forums.
Een enkele negatieve beoordeling hoeft geen probleem te zijn, maar een patroon van klachten over niet-betalen, slechte communicatie of andere problemen kan een waarschuwing zijn.
Controleer de contactgegevens
Controleer of het telefoonnummer, e-mailadres en andere contactgegevens logisch en consistent zijn. Professionele ondernemingen zijn doorgaans goed bereikbaar en gebruiken zakelijke contactgegevens die aansluiten bij hun bedrijfsnaam.
Wanneer contact uitsluitend verloopt via anonieme e-mailadressen of mobiele nummers zonder verdere bedrijfsinformatie, is extra alertheid verstandig.
Vraag naar referenties indien nodig
Bij grotere opdrachten of langdurige samenwerkingen kan het verstandig zijn om referenties op te vragen. Hiermee krijg je inzicht in eerdere zakelijke relaties en de ervaringen van andere opdrachtgevers of leveranciers.
Vooral wanneer er sprake is van grote financiële verplichtingen kan een extra controle veel problemen voorkomen.
Controleer betaalafspraken zorgvuldig
Voordat je een samenwerking aangaat, is het verstandig om duidelijke afspraken te maken over betalingen, levering en verantwoordelijkheden. Leg deze afspraken bij voorkeur schriftelijk vast.
Wees extra voorzichtig wanneer een nieuwe zakenrelatie ongebruikelijke betaalconstructies voorstelt of druk uitoefent om snel te handelen zonder duidelijke afspraken.
Let op signalen die kunnen wijzen op fraude
Bepaalde signalen kunnen aanleiding zijn om extra onderzoek te doen. Denk bijvoorbeeld aan sterk afwijkende prijzen, onduidelijke bedrijfsgegevens, wisselende contactpersonen, buitenlandse bankrekeningen zonder duidelijke verklaring of druk om snel overeenkomsten te ondertekenen.
Hoewel dergelijke signalen niet automatisch betekenen dat er sprake is van fraude, kunnen zij wel wijzen op verhoogde risico's.
Voorkomen is vaak goedkoper dan herstellen
Veel problemen ontstaan doordat ondernemers te snel vertrouwen op informatie die zij ontvangen zonder deze te controleren. Een beperkte controle vooraf kost meestal weinig tijd, maar kan aanzienlijke financiële schade voorkomen.
Door basisgegevens zoals de KvK-inschrijving, tekenbevoegdheid, het btw-nummer en het bedrijfsadres te controleren, ontstaat een beter beeld van de onderneming waarmee je zaken wilt doen.
Conclusie: doe altijd een basiscontrole voordat je zaken doet
De Kamer van Koophandel adviseert ondernemers om nieuwe zakenrelaties zorgvuldig te controleren. Dit geldt niet alleen voor klanten, maar ook voor leveranciers, samenwerkingspartners en andere zakelijke contacten.
Controleer daarom altijd de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, de tekenbevoegdheid van contactpersonen, het btw-nummer via het VIES-systeem en de juistheid van het bedrijfsadres. Door vooraf onderzoek te doen, verklein je de kans op fraude, wanbetaling en andere zakelijke problemen aanzienlijk.
Mijnzzp.nl