+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Conflict met een leverancier? Zo los je het professioneel op
Als ondernemer wil je natuurlijk dat de samenwerking met leveranciers soepel verloopt. Toch kan het gebeuren dat er een meningsverschil ontstaat over een levering, een dienst of gemaakte afspraken. Een conflict met een leverancier kan vervelend zijn, maar gelukkig zijn er duidelijke stappen die je kunt volgen om het probleem netjes en zakelijk op te lossen. Zorg er altijd voor dat je werkt met een contract en goede algemene voorwaarden.
Stappenplan bij een conflict met een leverancier
1. Controleer de gemaakte afspraken
Een conflict ontstaat vaak door miscommunicatie of onduidelijkheid over afspraken. Wanneer er iets misgaat met een product of dienst, is het verstandig om eerst de gemaakte afspraken goed na te lopen. Zo ontdek je of je juridisch sterk staat of dat de leverancier mogelijk gelijk heeft.
Bekijk daarbij ook bepalingen over levering, annulering, retourvoorwaarden en eventuele garanties. Hoe duidelijker je weet wat er is afgesproken, hoe beter je het gesprek kunt aangaan.
2. Dien snel en schriftelijk een klacht in
Blijkt dat er daadwerkelijk iets mis is gegaan? Dien dan zo snel mogelijk een klacht in. Bijvoorbeeld wanneer je een webshop hebt en producten van een leverancier gebreken vertonen.
Stel de leverancier schriftelijk op de hoogte en omschrijf duidelijk wat het probleem is. Doe dit bij voorkeur binnen twee weken nadat je het gebrek hebt ontdekt. Op die manier laat je zien dat je professioneel handelt en geef je de leverancier de kans om met een oplossing te komen.
3. Geef de leverancier een redelijke termijn om te reageren
Na het indienen van je klacht is het belangrijk om de leverancier de mogelijkheid te geven om te reageren en het probleem te herstellen. Vaak kan een conflict in deze fase al worden opgelost door goede communicatie en duidelijke afspraken over vervolgstappen.
Leverancier in gebreke stellen
Reageert de leverancier niet of weigert deze de afspraken na te komen? Dan kun je een ingebrekestelling sturen. Hiermee geef je officieel aan dat de leverancier tekortschiet in de overeenkomst.
In de ingebrekestelling vermeld je wat er misgaat, wat je verwacht en binnen welke termijn de leverancier alsnog moet leveren. Vaak wordt een termijn van veertien dagen aangehouden, maar afhankelijk van de situatie kan dit langer zijn.
Hulp inschakelen bij een leveranciersconflict
Mediation of geschillencommissie
Wanneer het conflict blijft bestaan, kun je externe hulp inschakelen. Als je de relatie met de leverancier goed wilt houden, is mediation een goede optie. Een mediator helpt beide partijen om samen tot een oplossing te komen.
Daarnaast kun je kijken of er een geschillencommissie bestaat waarbij de leverancier is aangesloten. Dit kan een laagdrempelige manier zijn om het conflict voor te leggen.
Juridische stappen ondernemen
Als het conflict hoog oploopt en je er samen niet uitkomt, kan het verstandig zijn om juridisch advies in te winnen. Een jurist kan beoordelen welke rechten je hebt en of een procedure via de rechter nodig is.
Hoe eerder je professioneel handelt, hoe groter de kans dat je schade beperkt en tot een goede afronding komt.
Lees ook: Hoe kan je het beste omgaan met lastige opdrachtgevers?
Mijnzzp.nl