+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Je werk geleverd, maar geen betaling? Zo ga je om met te laat betalende opdrachtgevers
Voor veel zzp’ers is het een herkenbaar probleem: je levert je werk netjes op, stuurt de factuur op tijd, maar de betaling blijft uit. Een opdrachtgever die laat betaalt kan zorgen voor frustratie en financiële spanning. Zeker als je afhankelijk bent van een stabiele cashflow om je vaste lasten te voldoen. Gelukkig zijn er verschillende manieren om hier als ondernemer professioneel en doordacht mee om te gaan.
Duidelijke afspraken vooraf maken
Veel betalingsproblemen zijn te voorkomen door vooraf duidelijke afspraken te maken. Leg in je offerte en op je factuur vast wat de betaaltermijn is, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Vermeld ook wat de gevolgen zijn bij te late betaling, zoals het in rekening brengen van rente of incassokosten. Door dit vooraf vast te leggen, sta je sterker wanneer een betaling uitblijft. Maak bij voorkeur ook gebruik van algemene voorwaarden om discussie achteraf te voorkomen.
Factureer correct en volledig
Een onvolledige of onduidelijke factuur kan voor vertraging zorgen. Controleer daarom altijd of alle verplichte gegevens op de factuur staan, zoals je bedrijfsgegevens, btw-nummer, factuurnummer en een duidelijke omschrijving van je werkzaamheden. Hoe duidelijker de factuur, hoe kleiner de kans dat een opdrachtgever de betaling uitstelt met een inhoudelijke reden.
Stuur tijdig een herinnering
Is de betaaltermijn verstreken en staat het bedrag nog niet op je rekening? Stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering. Vaak is een factuur simpelweg over het hoofd gezien. Houd de toon zakelijk en beleefd en geef de opdrachtgever een korte nieuwe termijn om alsnog te betalen. In veel gevallen is dit voldoende om de betaling in gang te zetten.
Aanmanen en kosten in rekening brengen
Blijft betaling na een herinnering uit, dan kun je een aanmaning sturen. Hierin mag je aankondigen dat je bij verdere vertraging extra kosten in rekening brengt. Bij zakelijke klanten mag je zonder extra waarschuwing wettelijke rente en incassokosten berekenen. Dit kan net het zetje zijn dat nodig is om alsnog betaald te krijgen.
Ga het gesprek aan
Soms ligt er meer achter een late betaling, zoals tijdelijke financiële problemen bij de opdrachtgever. In dat geval kan het verstandig zijn om telefonisch contact op te nemen. Door het gesprek aan te gaan, kun je samen tot een oplossing komen, bijvoorbeeld in de vorm van een betalingsregeling. Dit is praktisch en kan helpen om de zakelijke relatie goed te houden.
Bescherm jezelf voor de toekomst
Heb je vaker te maken met laatbetalers, dan is het verstandig om je werkwijze aan te passen. Denk aan het vragen van een aanbetaling, het hanteren van kortere betaaltermijnen of consequenter werken met algemene voorwaarden. Ook kun je overwegen om nieuwe opdrachten pas te starten nadat eerdere facturen zijn voldaan.
Opdrachtgever structureel te laat met betalen
Als zzp’er kun je soms langere tijd voor dezelfde opdrachtgever werken. Wanneer een opdrachtgever structureel te laat betaalt, is het verstandig om kritisch te kijken naar de samenwerking. Het risico op oplopende betalingsachterstanden is groot en bovendien houdt de opdrachtgever zich niet aan de gemaakte afspraken. In dat geval kan het verstandiger zijn om actief op zoek te gaan naar andere opdrachten. Uiteindelijk wil je werken voor opdrachtgevers die je werk waarderen en je op tijd betalen.
Opdrachtgevers die laat betalen horen helaas bij het ondernemerschap. Door duidelijke afspraken te maken, consequent te handelen en tijdig in te grijpen, beperk je de impact en houd je grip op je financiën.
Mijnzzp.nl