Als zzp’er wil je graag snel aan de slag zodra je een nieuwe opdracht binnenhaalt. Toch is het verstandig om eerst duidelijke afspraken vast te leggen met je klant, voordat je aan het werk gaat. Een opdrachtbevestiging is daarvoor het ideale middel. Hiermee zorg je niet alleen voor duidelijkheid, maar bescherm je jezelf ook juridisch bij eventuele geschillen. In dit artikel lees je waarom een opdrachtbevestiging onmisbaar is en hoe je die professioneel opstelt.
Inhoudsopgave
• Waarom een opdrachtbevestiging belangrijk is
• Wat zet je in een opdrachtbevestiging?
• Juridisch sterker met algemene voorwaarden
• Zo verstuur je een opdrachtbevestiging
• Een professionele start van iedere opdracht
Waarom een opdrachtbevestiging belangrijk is
Mondelinge afspraken zijn snel gemaakt, maar leiden vaak tot misverstanden. Zeker wanneer verwachtingen achteraf anders blijken te zijn dan vooraf besproken. Een opdrachtbevestiging voorkomt onduidelijkheid. Het document geeft beide partijen duidelijkheid over de inhoud van de opdracht, de planning, het tarief en andere voorwaarden. Hiermee voorkom je discussies over ‘wat er nu precies was afgesproken’.
Bovendien geldt een schriftelijke opdrachtbevestiging als bewijsstuk. Komt er een geschil, dan kun je altijd terugvallen op wat er zwart-op-wit is vastgelegd. Het draagt dus bij aan een professionele werkwijze en versterkt je positie als ondernemer.
Wat zet je in een opdrachtbevestiging?
Een goede opdrachtbevestiging bevat alle praktische en zakelijke afspraken die voor de uitvoering van de opdracht van belang zijn. Denk hierbij aan een heldere omschrijving van de werkzaamheden, de looptijd van de opdracht en het afgesproken tarief of projectbedrag. Geef ook aan wat wel of niet binnen de opdracht valt, om ‘scope creep’ te voorkomen – een veelvoorkomend probleem waarbij klanten gaandeweg meer werk verwachten dan vooraf afgesproken.
Vergeet daarnaast niet om de betalingsvoorwaarden op te nemen. Spreek bijvoorbeeld af wat de betalingstermijn is en of je werkt met een aanbetaling. Ook kun je opnemen wat er gebeurt bij annulering of vertraging van de opdracht, en onder welke voorwaarden extra werk in rekening wordt gebracht.
Juridisch sterker met algemene voorwaarden
Naast de specifieke afspraken voor de opdracht, kun je ook je algemene voorwaarden van toepassing verklaren in de opdrachtbevestiging. Deze voorwaarden bieden extra juridische dekking voor zaken als aansprakelijkheid, klachtenafhandeling en overmacht. Zorg er wel voor dat je klant vóór of tijdens het bevestigen van de opdracht kennis kan nemen van deze voorwaarden – anders zijn ze juridisch niet afdwingbaar.
Als je nog geen algemene voorwaarden hebt, is het verstandig om deze te laten opstellen door een juridisch adviseur. Er bestaan ook brancheorganisaties die voorbeeldvoorwaarden aanbieden, die je als uitgangspunt kunt gebruiken.
Zo verstuur je een opdrachtbevestiging
Een opdrachtbevestiging hoeft geen formeel contract te zijn. Een duidelijke e-mail met de afgesproken details kan al voldoende zijn, zolang de inhoud maar volledig is. Wil je het zakelijker aanpakken, dan kun je een document opstellen in pdf-vorm en dit laten ondertekenen door de klant. Tegenwoordig zijn er ook tools beschikbaar waarmee je digitaal documenten kunt laten ondertekenen, zoals SignRequest of DocuSign. Laat de klant expliciet akkoord gaan, bijvoorbeeld door de bevestiging te ondertekenen of per e-mail te reageren met akkoord. Begin pas met de uitvoering zodra je deze bevestiging hebt ontvangen, zodat je altijd kunt aantonen dat er overeenstemming was.
Een professionele start van iedere opdracht
Een opdrachtbevestiging is geen administratieve formaliteit, maar een essentieel onderdeel van professioneel ondernemerschap. Het helpt je om afspraken duidelijk vast te leggen, voorkomt discussies achteraf en biedt juridische bescherming. Daarmee leg je de basis voor een goede samenwerking én een gezonde bedrijfsvoering.
Mijnzzp.nl