+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Bedrijfscorrespondentie: welke gegevens moet je als ondernemer vermelden?
Wanneer je als ondernemer communiceert met klanten, is het belangrijk dat duidelijk is van wie de correspondentie afkomstig is. Bedrijfscorrespondentie maakt onderdeel uit van je administratie en omvat onder meer e-mails, brieven, offertes, websites en brochures. Voor facturen gelden aparte regels, maar ook bij andere communicatie-uitingen zijn er wettelijke en praktische aandachtspunten.
Werk je met online boekhouden, dan worden veel gegevens automatisch ingevuld. Als zzp’er is het belangrijk dat je altijd de statutaire naam gebruikt, zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Bij rechtspersonen zoals een bv, nv of coöperatie moet ook de statutaire zetel worden vermeld.
Handelsnaam en KvK-nummer vermelden
Op alle vormen van bedrijfscorrespondentie dien je de handelsnaam van je onderneming en het KvK-nummer te vermelden. Heb je een bv met zowel een handelsnaam als een statutaire naam, dan moeten beide namen worden opgenomen.
Voor zzp’ers is het niet verplicht om het btw-identificatienummer in alle correspondentie te vermelden. Het mag wel en kan voor klanten handig zijn. Daarnaast is het aan te raden om extra contactgegevens te tonen, zoals het e-mailadres, de website, het vestigingsadres, het correspondentieadres en het bankrekeningnummer.
Bij andere rechtsvormen dan een eenmanszaak geldt dat de statutaire naam moet worden vermeld wanneer je de handelsnaam niet gebruikt. Deze gegevens zijn terug te vinden in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, net als de statutaire zetel.
Duidelijke afzender voor klanten
Herkenbaarheid en vertrouwen
Voor klanten is het prettig om direct te zien van wie een e-mail, brief of offerte afkomstig is. Dit vergroot het vertrouwen en versterkt tegelijkertijd je uitstraling als ondernemer. Je kunt hierop inspelen door te werken met een herkenbaar logo en een vaste huisstijl.
Door je logo, kleurgebruik en lettertype consequent toe te passen op je website, offertes, facturen en andere communicatie, vergroot je de naamsbekendheid. Net zoals je zelf in één oogopslag herkent van welk bedrijf een brief afkomstig is, geldt dat ook voor jouw klanten.
Extra regels bij verkoop op afstand
Voor ondernemers die zich bezighouden met verkoop op afstand gelden aanvullende regels. Denk aan zzp’ers die telefonisch verkopen of producten aanbieden via postorder. Ook bij activiteiten zoals telefonische verkoop moet je volledig transparant zijn over je bedrijfsgegevens.
In deze gevallen ben je verplicht om op je website onder meer de handelsnaam, het KvK-nummer en het vestigingsadres te vermelden. Uiteraard mogen er geen onjuiste of misleidende gegevens in je bedrijfscorrespondentie worden opgenomen.
Verplichte gegevens op je website
Heb je een zakelijke website, dan moet deze minimaal de volgende gegevens bevatten:
- De naam van het bedrijf.
- Het vestigingsadres (geen postbus).
- Het KvK-nummer.
- Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer.
- Het btw-nummer, indien van toepassing.
Mijnzzp.nl