+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zo voorkom je als ondernemer een rommelige administratie
Het zorgvuldig bijhouden van de administratie is voor iedere ondernemer van groot belang. De cijfers geven inzicht in wat er binnenkomt en wat er uitgaat, en vormen de basis voor financiële beslissingen. Daarnaast heb je als zzp’er te maken met diverse fiscale verplichtingen, zoals de aangifte inkomstenbelasting en de btw-aangifte per kwartaal.
Een slecht bijgehouden administratie leidt al snel tot fouten, zowel in het financiële overzicht als bij het doen van aangiften. Daarom geldt voor alle ondernemers een administratieplicht en moet de financiële administratie voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
Administratieplicht voor zzp’ers
Als zzp’er ben je verplicht om een deugdelijke administratie bij te houden. Dit mag niet lichtvaardig worden opgevat. Ook in situaties zoals een faillissement moet je kunnen aantonen hoe de financiële situatie tot stand is gekomen. Wanneer de administratie niet op orde is, kan de Belastingdienst de omgekeerde bewijslast toepassen. In dat geval moet je alsnog aannemelijk maken dat de cijfers kloppen.
Ook voor kleine ondernemers is het daarom belangrijk om vanaf het begin een duidelijke en overzichtelijke administratie op te zetten en deze structureel bij te houden.
Kies voor online boekhouden
Een effectieve manier om een slordige administratie te voorkomen, is het gebruik van een online boekhoudprogramma. Met behulp van boekhoudsoftware leg je een stevige basis voor het correct verwerken van alle financiële gegevens. Bij het kiezen van een pakket kun je rekening houden met jouw specifieke situatie. Voor veel zzp’ers is een basispakket al ruim voldoende.
Heb je bijvoorbeeld een webshop, dan is het handig om te werken met een pakket waarin je de voorraad kunt koppelen. Daarnaast bieden veel programma’s mogelijkheden om processen te automatiseren, zoals het scannen van bonnetjes of het automatisch verwerken van banktransacties. Door deze automatisering verklein je de kans op fouten en voorkom je achterstanden in de administratie.
Werk met vaste momenten voor de administratie
Veel ondernemers beginnen enthousiast met het bijhouden van hun boekhouding, maar laten het na verloop van tijd versloffen. De administratie wordt uitgesteld en raakt achterhaald, waardoor het overzicht verdwijnt. Dit vergroot de kans op een rommelige boekhouding.
Om dit te voorkomen, is het verstandig om vaste momenten in te plannen voor administratieve werkzaamheden. Dit kan wekelijks, tweewekelijks of maandelijks zijn. Denk hierbij ook aan het tijdig versturen van facturen. Door facturen direct na afronding van een opdracht te versturen, blijft je administratie actueel. Ligt boekhouden je niet, dan kan het inschakelen van een boekhouder een goede keuze zijn.
Waarom een goede administratie onmisbaar is
Zonder overzichtelijke administratie heb je geen duidelijk beeld van je inkomsten, uitgaven en de bijbehorende btw. De Belastingdienst baseert haar aanslagen op de gegevens uit je administratie. Wanneer deze niet correct zijn, kun je geen juiste informatie aanleveren en loop je risico op naheffingen of boetes.
Waarom iedere ondernemer een financiële administratie moet voeren
Vanuit de overheid geldt de verplichting om de financiële administratie bij te houden volgens vastgestelde richtlijnen. Dit geeft inzicht in de financiële situatie van de onderneming en is verplicht voor alle bedrijven, ook voor eenmanszaken.
Als zzp’er kun je ervoor kiezen om de boekhouding zelf te doen of deze uit te besteden aan een boekhouder of administratiekantoor. Let op: ook bij uitbesteding blijf je als ondernemer zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de administratie.
Boekhouding in de praktijk
In de praktijk kiezen veel zzp’ers voor online boekhouden. Dit maakt het verwerken van administratieve handelingen eenvoudiger en sneller. Daarnaast bieden veel boekhoudpakketten toegang tot ondersteuning, zoals online hulp of advies van een boekhouder.
Voor startende ondernemers zijn er vaak gratis proefperiodes beschikbaar om kennis te maken met de software. Door te werken met een online boekhoudprogramma vergroot je de kans dat je vanaf het begin een overzichtelijke en betrouwbare boekhouding opzet.
Mijnzzp.nl