Iedere zzp’er krijgt er vroeg of laat mee te maken: een klant die de factuur niet (op tijd) betaalt. Het is niet alleen vervelend, maar kan ook directe gevolgen hebben voor je cashflow en dagelijkse bedrijfsvoering. Gelukkig zijn er manieren om effectief met dit probleem om te gaan. Door snel en doordacht te handelen, vergroot je de kans dat je alsnog betaald krijgt én houd je je onderneming financieel gezond.
Inhoudsopgave
• Waarom blijven facturen onbetaald?
• Herinner tijdig en professioneel
• Wettelijke rente en incassokosten
• Wat als betaling uitblijft?
• Voorkomen is beter dan genezen
Waarom blijven facturen onbetaald?
Niet iedere klant laat bewust een factuur liggen. Soms is er sprake van een misverstand, interne vertraging of een administratieve fout. Maar in andere gevallen kan het zijn dat de klant ontevreden is of simpelweg in financiële problemen zit. Als zelfstandig ondernemer ben je volledig afhankelijk van je inkomsten. Daarom is het belangrijk om de reden van de betalingsachterstand snel te achterhalen, zodat je gericht kunt handelen.
Een goede basis leg je al bij het versturen van je factuur. Zorg ervoor dat de factuur correct en volledig is, met een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst, het bedrag en de afgesproken betaaltermijn. Verstuur de factuur direct na afloop van de opdracht, zodat de betaling snel op gang kan komen.
Herinner tijdig en professioneel
Wanneer de betaling uitblijft na de afgesproken termijn, stuur je een eerste betalingsherinnering. Doe dit vriendelijk maar duidelijk. Noem het factuurnummer, het bedrag en geef aan dat de betalingstermijn is verstreken. Geef een korte nieuwe termijn van bijvoorbeeld zeven dagen. In veel gevallen zorgt deze eerste herinnering al voor actie bij de klant.
Mocht er daarna nog steeds niet betaald worden, dan volgt een meer formele aanmaning. Hierin kun je alvast aangeven dat je bij uitblijven van betaling genoodzaakt bent verdere stappen te nemen, zoals het inschakelen van een incassobureau.
Wettelijke rente en incassokosten
Als zzp’er heb je het recht om bij te late betaling wettelijke rente in rekening te brengen. Deze rente begint te lopen vanaf het moment dat de factuurtermijn is verlopen. Daarnaast mag je incassokosten rekenen. Deze zijn wettelijk vastgesteld en mogen ook bij zakelijke klanten zonder voorafgaande afspraak worden toegepast.
Werk je voornamelijk voor andere bedrijven? Dan mag je bij uitblijvende betaling direct incassokosten en rente rekenen zonder dat je eerst een aanmaning hoeft te sturen. Dat maakt het gemakkelijker om snel te handelen.
Wat als betaling uitblijft?
Wanneer alle herinneringen en aanmaningen niets opleveren, kun je overwegen om een incassobureau of deurwaarder in te schakelen. Vaak geeft dit voldoende druk om alsnog betaald te krijgen. Let er wel op dat je de klant nog een laatste mogelijkheid biedt met een ‘14-dagenbrief’. Deze brief is verplicht voordat je daadwerkelijk juridische stappen zet, en voorkomt dat je zelf in de fout gaat. In sommige gevallen kun je ook via de kantonrechter een betaling afdwingen. Dit is vooral interessant bij grotere bedragen of structurele wanbetalers.
Voorkomen is beter dan genezen
Hoewel je niet altijd kunt voorkomen dat een factuur onbetaald blijft, kun je het risico wel verkleinen. Werk met heldere offertes en opdrachtbevestigingen. Leg afspraken vast over de betalingstermijn, de leveringsvoorwaarden en eventueel een voorschot. Bij nieuwe klanten of grote opdrachten is het verstandig om vooraf een kredietcheck te doen.
Door duidelijke communicatie, correcte facturatie en snelle opvolging houd je controle over je inkomsten en bescherm je je onderneming tegen financiële problemen. Onbetaalde facturen zijn vervelend, maar met een professionele aanpak zorg je ervoor dat jij als zzp’er stevig in je schoenen staat.
Mijnzzp.nl