+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Btw op relatiegeschenken aftrekken: regels, drempelbedrag en uitzonderingen
Relatiegeschenken zijn nog altijd een gewaardeerd promotiemiddel en doorgaans is de btw op zakelijke uitgaven aftrekbaar. Aan de aftrek van btw op relatiegeschenken zijn echter enkele voorwaarden van toepassing. Ontdek hier in welke situaties btw op relatiegeschenken zonder meer aftrekbaar is en wanneer er voorwaarden gelden. Het is belangrijk om het onderscheid te weten, zodat je niet de fout ingaat bij het doen van de aangifte voor de btw.
Voor veel ondernemers en zzp’ers vormen relatiegeschenken een vast onderdeel van hun marketingstrategie. Denk aan het onderhouden van klantrelaties, het vergroten van naamsbekendheid of het binnenhalen van nieuwe opdrachten. Toch wordt de btw-regeling rondom relatiegeschenken vaak verkeerd toegepast. Dit kan leiden tot correcties of naheffingen. Door de regels goed te begrijpen, voorkom je problemen en benut je de fiscale voordelen optimaal.
Wanneer is btw op relatiegeschenken aftrekbaar?
In de basis geldt dat btw op zakelijke kosten aftrekbaar is, mits deze kosten een zakelijk karakter hebben. Relatiegeschenken vallen hier ook onder, maar de Belastingdienst maakt onderscheid tussen verschillende situaties. De belangrijkste factoren zijn het doel van het geschenk, de ontvanger en de totale waarde per persoon per jaar.
Het is daarom belangrijk om per situatie te beoordelen of er sprake is van marketing (acquisitie), relatiebeheer of personeelskosten. Deze indeling bepaalt of je de btw volledig, gedeeltelijk of helemaal niet mag aftrekken.
Acquisitie relatiegeschenken
De btw op relatiegeschenken voor acquisitie is aftrekbaar. Koop je relatiegeschenken in om daarmee nieuwe klanten te werven, dan is er sprake van acquisitie en is het mogelijk om de btw volledig als voorbelasting op te geven. Sta je met een stand op de beurs en deel je sleutelhangers met je bedrijfslogo uit, dan is de btw dus volledig aftrekbaar.
Ook andere vormen van promotionele artikelen vallen hieronder, zoals pennen, notitieblokken of samples. Zolang het doel duidelijk gericht is op het aantrekken van nieuwe klanten en niet op het belonen van bestaande relaties, blijft de btw aftrekbaar.
Relatiegeschenken voor bestaande klanten
Wil je bestaande klanten een blijk van waardering geven en maak je daarvoor gebruik van relatiegeschenken, dan gelden er andere regels. Als de totale kosten per bestaande relatie niet boven € 227 uitkomen en dat bedrag is exclusief btw, dan mag je de btw als voorbelasting opgeven. Bij het weggeven van een duurder cadeau aan een zakelijke relatie is er aftrek mogelijk als degene die het relatiegeschenk ontvangt het product bij aanschaf zelf als zakelijke uitgave op zou kunnen voeren.
Mocht je een relatiegeschenk aan een particulier willen geven en is het cadeau duurder dan het drempelbedrag, dan geldt dat je de btw niet kan aftrekken. Overigens is in het verlengde daarvan deze regeling eveneens van toepassing als je een relatiegeschenk cadeau doet aan een ondernemer die geen ondernemer voor de btw is.
Het drempelbedrag van € 227 geldt per persoon per jaar. Dit betekent dat je alle relatiegeschenken die je aan dezelfde relatie geeft bij elkaar moet optellen. Kom je boven deze grens uit, dan vervalt het recht op btw-aftrek voor dat gedeelte.
Cadeaus voor eigen medewerkers
Bij het uitdelen van relatiegeschenken aan eigen medewerkers binnen een bedrijf geldt dat er eveneens een drempelbedrag van € 227 van toepassing is. Het is alleen dan zo dat er ook andere zaken onder dat drempelbedrag vallen. De kans is dus groot dat je per personeelslid al snel op het drempelbedrag zit. Zo zijn ook kerstpakketten daartoe te rekenen, net als een geschenk ter viering van een jubileum van een personeelslid.
Daarnaast kunnen ook personeelsvoorzieningen zoals bedrijfsuitjes of andere verstrekkingen meetellen binnen deze regeling. Het is daarom verstandig om een goede administratie bij te houden per medewerker, zodat je inzicht hebt in de totale kosten en voorkomt dat je de btw onterecht aftrekt.
Veelgemaakte fouten bij btw op relatiegeschenken
In de praktijk gaan ondernemers regelmatig de fout in bij het verwerken van relatiegeschenken in de btw-aangifte. Enkele veelvoorkomende fouten zijn:
- Geen onderscheid maken tussen acquisitie en relatiebeheer
- Het drempelbedrag van € 227 niet per persoon berekenen
- Ook btw aftrekken bij geschenken aan particulieren boven de drempel
- Geen goede administratie bijhouden van verstrekte geschenken
Door deze fouten te vermijden, voorkom je discussies met de Belastingdienst en mogelijke correcties achteraf.
Praktische tips voor ondernemers
Wil je optimaal gebruikmaken van de btw-regels rondom relatiegeschenken? Houd dan rekening met de volgende tips:
- Leg per relatie vast wat je jaarlijks uitgeeft aan geschenken
- Maak duidelijk onderscheid tussen marketing en relatiebeheer
- Kies bij hogere bedragen eerder voor zakelijke geschenken aan ondernemers
- Bewaar altijd facturen en onderbouwing van het zakelijke karakter
Door slim om te gaan met relatiegeschenken en de btw-regels correct toe te passen, kun je als ondernemer profiteren van fiscale voordelen zonder risico op fouten. Zo blijven relatiegeschenken niet alleen een effectief marketingmiddel, maar ook financieel verantwoord.
Mijnzzp.nl