+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Opdrachtgever betaalt factuur niet
Wanneer je als zzp'er werkzaamheden hebt uitgevoerd, verwacht je dat de opdrachtgever de factuur binnen de afgesproken betalingstermijn betaalt. Toch kan het voorkomen dat een betaling uitblijft. Dit hoeft niet meteen te betekenen dat de opdrachtgever niet wil betalen. Een factuur kan bijvoorbeeld over het hoofd zijn gezien of niet bij de juiste persoon terecht zijn gekomen. Het is daarom verstandig om eerst contact op te nemen voordat je verdere stappen onderneemt.
Een onbetaalde factuur kan wel gevolgen hebben voor je cashflow. Vooral bij grotere opdrachten kan het openstaande bedrag aanzienlijk zijn. Het is daarom belangrijk om openstaande facturen actief te controleren en niet te lang te wachten wanneer de betalingstermijn is verstreken.
Begin met een betalingsherinnering
Controleer eerst of de factuur correct is opgesteld en naar het juiste adres is verzonden. Is de betalingstermijn verstreken, dan kun je een vriendelijke betalingsherinnering sturen. Vermeld hierin het factuurnummer, het openstaande bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum. Stuur eventueel de factuur opnieuw mee.
Wanneer een reactie uitblijft, kan het verstandig zijn om de opdrachtgever te bellen. Persoonlijk contact geeft vaak snel duidelijkheid. Misschien is er sprake van een administratieve fout of heeft de opdrachtgever tijdelijk moeite om aan de betalingsverplichting te voldoen. Wanneer je een betalingsregeling afspreekt, is het belangrijk om deze schriftelijk vast te leggen.
Een aanmaning versturen
Levert een betalingsherinnering niets op, dan kun je een formele aanmaning versturen. Hierin geef je de opdrachtgever opnieuw de mogelijkheid om de openstaande factuur binnen een bepaalde termijn te betalen. Bewaar betalingsherinneringen, aanmaningen en andere correspondentie goed.
Voor zakelijke klanten en consumenten gelden niet altijd dezelfde regels. Vooral bij het berekenen van incassokosten is dit belangrijk. Bij consumenten moet bijvoorbeeld aan specifieke wettelijke voorwaarden worden voldaan voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht.
Bij zakelijke overeenkomsten kan bij een betalingsachterstand ook wettelijke handelsrente van toepassing zijn. Welke rente en kosten je precies kunt vorderen, hangt af van de overeenkomst, de algemene voorwaarden en de wettelijke regels.
Incassobureau of deurwaarder inschakelen
Blijft de opdrachtgever ondanks meerdere verzoeken weigeren te betalen, dan kun je besluiten de vordering uit handen te geven. Een incassobureau kan namens jou proberen het openstaande bedrag te innen. Het is verstandig om vooraf te controleren welke kosten hieraan verbonden zijn.
Wanneer buitengerechtelijke incasso geen resultaat oplevert, kan uiteindelijk een gerechtelijke procedure nodig zijn. Een gerechtsdeurwaarder kan onder andere officiële stukken betekenen en, wanneer daarvoor een geldige executoriale titel bestaat, maatregelen nemen om een vordering te innen.
Bij kleinere openstaande bedragen is het verstandig om vooraf af te wegen of verdere juridische stappen opwegen tegen de mogelijke kosten en tijd.
Voorkom problemen met openstaande facturen
Je kunt niet iedere wanbetaling voorkomen, maar duidelijke afspraken verkleinen wel het risico. Leg daarom vooraf vast welke werkzaamheden je uitvoert, wat deze kosten en welke betalingstermijn van toepassing is. Bij grotere opdrachten kun je bijvoorbeeld een voorschot vragen of werken met deelbetalingen.
Bewaar daarnaast offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en belangrijke correspondentie. Mocht er later discussie ontstaan over de opdracht of betaling, dan beschik je over documentatie waarmee je gemaakte afspraken kunt onderbouwen.
Een goede debiteurenadministratie is eveneens belangrijk. Controleer regelmatig welke facturen vervallen zijn en onderneem tijdig actie. Op die manier voorkom je dat openstaande facturen onnodig lang blijven liggen en houd je als zelfstandig ondernemer beter grip op je cashflow.
Mijnzzp.nl