+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zo voorkom je fraude met facturen als ondernemer
In de dagelijkse drukte van het ondernemen is het verleidelijk om facturen snel te verwerken en te betalen. Toch kan een moment van onoplettendheid grote gevolgen hebben. Factuurfraude komt regelmatig voor en kan leiden tot onnodige kosten of financiële schade. Door alert te blijven en facturen goed te controleren, verklein je de kans om slachtoffer te worden van fraude.
Wat is factuurfraude?
Bij factuurfraude ontvang je een rekening die niet klopt. Dit kan gaan om een factuur voor een dienst of product dat je nooit hebt afgenomen, of om een rekening waarbij gegevens bewust zijn aangepast. Fraudeurs spelen vaak in op routine en vertrouwen, waardoor een factuur snel wordt betaald zonder grondige controle.
Spookfacturen herkennen
Een veelvoorkomende vorm van factuurfraude is de spookfactuur. Dit is een rekening voor werkzaamheden of producten die nooit zijn geleverd. Vaak gaat het om relatief lage bedragen, zodat de ontvanger minder geneigd is om vragen te stellen. Toch kunnen meerdere kleine bedragen samen een flink verlies opleveren.
Valse facturen met gewijzigde gegevens
Naast spookfacturen komen ook valse facturen voor, waarbij gegevens zijn aangepast. Denk bijvoorbeeld aan een gewijzigd bankrekeningnummer. Je hebt de dienst of het product wel ontvangen, maar het bedrag wordt overgemaakt naar een rekening van een fraudeur. Soms ontvang je hierover een e-mail met de mededeling dat het rekeningnummer is gewijzigd. Wees hier extra alert op.
Een bekende variant is een combinatie van een spookfactuur en een valse factuur. De rekening lijkt afkomstig van een vertrouwd bedrijf, terwijl je in werkelijkheid niets hebt afgenomen.
Facturen altijd zorgvuldig controleren
De beste manier om fraude te voorkomen, is door elke factuur kritisch te bekijken. Controleer of de afzender klopt, of de werkzaamheden herkenbaar zijn en of het bankrekeningnummer overeenkomt met eerdere betalingen. Bij twijfel is het verstandig om extra onderzoek te doen voordat je betaalt.
Neem bij twijfel altijd contact op
Twijfel je aan de echtheid van een factuur of een wijziging in betaalgegevens? Neem dan rechtstreeks contact op met het bedrijf in kwestie. Zoek zelf de contactgegevens op en gebruik niet de gegevens die in de e-mail of op de factuur staan. Zo voorkom je dat je in aanraking komt met vormen van fraude zoals BEC-fraude.
Voorkom financiële schade
Door facturen structureel te controleren en alert te blijven op afwijkingen, verklein je de kans op financiële schade aanzienlijk. Een zorgvuldige administratie en vaste controlemomenten helpen om factuurfraude tijdig te herkennen en te voorkomen.
Mijnzzp.nl