Het digitaal bijhouden van je administratie is voor veel zzp’ers niet meer weg te denken. Waar vroeger mappen vol bonnetjes en papieren facturen gebruikelijk waren, werken de meeste ondernemers tegenwoordig volledig online. Dat biedt niet alleen gemak, maar ook beter inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Het bijhouden van de administratie kan vaak ook eenvoudig via een boekhoudapp op je telefoon.
Inhoudsopgave
• Voordelen van een online administratie
• Geschikte boekhoudsoftware voor zzp’ers
• Veiligheid en bewaarplicht
• Meer grip op je bedrijf
Voordelen van een online administratie
Een groot voordeel van een online administratie is dat alles altijd up-to-date is. Je ziet direct hoe je bedrijf ervoor staat, hoeveel btw je moet afdragen en welke facturen nog openstaan. Veel handelingen worden bovendien automatisch uitgevoerd, zoals het inlezen van banktransacties, het herkennen van bonnetjes en het koppelen van je boekhouding aan de facturatie.
Ook de samenwerking met een boekhouder of accountant verloopt makkelijker. Je hoeft geen documenten meer heen en weer te mailen of fysiek af te leveren. Alles staat overzichtelijk in de cloud en is op elk moment in te zien. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
Geschikte boekhoudsoftware voor zzp’ers
Er zijn verschillende online boekhoudprogramma’s die speciaal ontwikkeld zijn voor zzp’ers. De meeste pakketten zijn gebruiksvriendelijk en geschikt voor ondernemers zonder boekhoudkundige kennis. Binnen één omgeving kun je facturen maken, uitgaven registreren, uren bijhouden en btw-aangiftes voorbereiden.
Belangrijk is om te kiezen voor software die past bij jouw manier van werken. Werk je met vaste opdrachtgevers of juist met veel losse klanten? Wil je koppelingen met je bank, webwinkel of urenregistratie? Het loont om dat vooraf goed te bekijken, zodat je niet later hoeft over te stappen.
Veiligheid en bewaarplicht
De Belastingdienst stelt eisen aan de bewaartermijn van je administratie: minimaal zeven jaar, ook als je digitaal werkt. Online boekhoudsystemen voldoen hier meestal aan door je gegevens veilig op te slaan in de cloud. Controleer wel of jouw aanbieder gebruikmaakt van betrouwbare servers en versleuteling.
Daarnaast is het verstandig om regelmatig een eigen back-up te maken, bijvoorbeeld op een externe harde schijf. Mocht er ooit iets misgaan met je account of provider, dan beschik je nog steeds over je gegevens.
Meer grip op je bedrijf
Het grootste voordeel van een online administratie is het directe inzicht dat je krijgt. Je ziet precies hoeveel omzet je draait, welke kosten stijgen en hoe je winst zich ontwikkelt. Dat maakt het makkelijker om beslissingen te nemen, bijvoorbeeld over je uurtarief of investeringen in nieuw gereedschap.
Door je administratie online bij te houden, werk je efficiënter en ben je beter voorbereid op belastingaangiftes of vragen van de Belastingdienst. Voor iedere zzp’er die serieus met zijn bedrijf bezig is, is digitaal boekhouden dan ook een logische stap.
Wil je weten welke software het beste past bij jouw situatie? Bekijk dan onze pagina boekhoudprogramma’s voor zzp’ers.
Mijnzzp.nl