+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zorgvuldig omgaan met klantgegevens als ondernemer
Verstuur je als ondernemer offertes, facturen of nieuwsbrieven aan klanten? Dan verwerk je persoonsgegevens en is de privacywetgeving van toepassing. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt duidelijke eisen aan hoe je met klantgegevens omgaat. Deze regels gelden niet alleen voor digitale systemen, maar ook voor gegevens die je opslaat in agenda’s, dossiers of administratie. Daarom is het belangrijk om bewust en zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan.
Verzamel alleen gegevens die je echt nodig hebt
Een belangrijk uitgangspunt van de AVG is dat je niet meer persoonsgegevens mag verzamelen dan nodig is. Heb je voor je dienstverlening alleen een naam en adres nodig? Vraag dan geen overbodige gegevens, zoals een geboortedatum of telefoonnummer. Hoe minder informatie je opslaat, hoe kleiner het risico op fouten of datalekken.
Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig
Persoonsgegevens mogen alleen worden bewaard zolang ze een duidelijk doel dienen. Dit kun je ook vastleggen in je privacyverklaring. Heeft een klant zich bijvoorbeeld aangemeld voor een nieuwsbrief, dan is het logisch om het e-mailadres te bewaren zolang de inschrijving actief is.
Zodra een klant zich uitschrijft, vervalt het doel en is het raadzaam om het e-mailadres te verwijderen. Zo voldoe je aan de AVG en houd je je bestanden actueel.
Werk met duidelijke bewaartermijnen
Bij gegevens die via een contactformulier zijn binnengekomen, kun je de persoonsgegevens verwijderen zodra de vraag is afgehandeld. Je kunt er ook voor kiezen om een vaste bewaartermijn te hanteren, bijvoorbeeld drie maanden na afronding van het contact.
Niet alle gegevens mogen direct worden verwijderd. Informatie over aankopen, facturen en betalingen moet je bijvoorbeeld langer bewaren in verband met de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Het is daarom verstandig om per type gegevens vast te leggen hoe lang je deze bewaart.
Bewaar gegevens veilig en eventueel offline
Gegevens die je niet meer actief gebruikt, maar die je nog wel moet bewaren, kun je extra beschermen door ze offline op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan een beveiligde externe schijf of een afgesloten archief. Zo kun je klantgegevens zorgvuldig bewaren en tegelijkertijd het risico op ongeautoriseerde toegang beperken.
Door kritisch te kijken naar welke gegevens je verzamelt, hoe lang je deze bewaart en waar je ze opslaat, voldoe je aan de AVG en laat je zien dat je als ondernemer verantwoord omgaat met de privacy van je klanten.
Mijnzzp.nl