+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
AVG voor zzp’ers: zo voldoe je aan de privacyregels in de praktijk
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing op alle bedrijven die in Nederland persoonsgegevens verwerken. Ook als zzp’er krijg je hier vrijwel altijd mee te maken. Denk aan het versturen van facturen, het maken van offertes, het bijhouden van klantgegevens of het verzenden van een nieuwsbrief. Persoonsgegevens mag je niet zomaar verwerken. Dit mag alleen als er een geldige grondslag is, zoals toestemming van de klant of wanneer de verwerking nodig is om een overeenkomst uit te voeren.
Stel een duidelijke privacyverklaring op
Een belangrijk onderdeel van de AVG is transparantie. Klanten hebben recht om te weten wat er met hun gegevens gebeurt. Deze informatie leg je vast in een privacyverklaring. Hierin beschrijf je welke persoonsgegevens je verzamelt, met welk doel en op basis van welke grondslag.
In de privacyverklaring geef je ook aan hoelang gegevens worden bewaard, welke rechten klanten hebben en hoe zij contact met je kunnen opnemen bij vragen of verzoeken. Door dit helder te communiceren, voldoe je aan de informatieplicht van de AVG.
Houd een overzicht bij van gegevensverwerking
Het is verstandig om vast te leggen welke persoonsgegevens je verwerkt, waar deze vandaan komen en met welk doel ze worden gebruikt. Denk hierbij aan namen, e-mailadressen, factuurgegevens en IP-adressen. Ook noteer je met welke partijen deze gegevens eventueel worden gedeeld.
Dit overzicht helpt niet alleen bij je eigen administratie, maar is ook nodig als een klant gebruikmaakt van zijn rechten, zoals het recht op inzage of verwijdering van gegevens. Zo kun je snel en correct reageren op verzoeken.
Pas privacy by design toe
Bij het ontwikkelen van producten, diensten of processen is het verstandig om privacy direct mee te nemen. Dit wordt ook wel ‘privacy by design’ genoemd. Je houdt dan al in de ontwerpfase rekening met de regels van de AVG.
Een praktisch voorbeeld is het beperken van het aantal gegevens dat je vraagt. Vraag bij een nieuwsbriefinschrijving bijvoorbeeld alleen een e-mailadres en geen aanvullende gegevens die niet nodig zijn. Zo verklein je het risico op fouten en datalekken.
Sluit een verwerkersovereenkomst af
Werk je samen met externe partijen die namens jou persoonsgegevens verwerken, dan ben je verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Dit geldt bijvoorbeeld voor boekhouders, hostingproviders, marketingtools of een externe helpdesk die toegang heeft tot klantgegevens.
In een verwerkersovereenkomst leg je vast hoe er met de gegevens wordt omgegaan, welke beveiligingsmaatregelen worden genomen en wat er gebeurt bij een datalek. Hiermee laat je zien dat je als zzp’er zorgvuldig omgaat met privacy en voldoet aan de AVG-verplichtingen.
Door deze stappen te volgen, voldoe je niet alleen aan de regels, maar vergroot je ook het vertrouwen van klanten in jouw onderneming.
Mijnzzp.nl