Zodra je als zzp’er aan de slag gaat, is factureren een van de eerste administratieve taken waar je mee te maken krijgt. Het lijkt eenvoudig: je levert een dienst of product, stuurt een factuur en wacht op de betaling. Toch komt er meer bij kijken dan alleen het vermelden van een bedrag. Een correcte factuur is namelijk niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook belangrijk voor je eigen administratie en cashflow. In dit artikel lees je wat je als startende zzp’er moet weten over factureren.
Inhoudsopgave
• De verplichte factuurgegevens
• Wanneer moet je een factuur versturen?
• Betalingstermijn en voorwaarden
• Btw en KOR
• Automatiseren loont
• Tot slot
De verplichte factuurgegevens
Volgens de Belastingdienst moet een factuur aan bepaalde eisen voldoen. Dit geldt zowel voor facturen aan particulieren als aan zakelijke klanten. De volgende gegevens zijn verplicht:
- Je volledige bedrijfsnaam en adresgegevens
- Het btw-nummer en KvK-nummer van jouw bedrijf
- De naam en het adres van de klant
- Een uniek factuurnummer (oplopende nummering)
- De factuurdatum en leveringsdatum
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Gebruik je facturatiesoftware of een online boekhoudpakket, dan zijn deze gegevens vaak al opgenomen in de sjablonen. Dat voorkomt fouten en versnelt het proces.
Wanneer moet je een factuur versturen?
De factuur moet je uiterlijk op de 15e dag van de maand versturen die volgt op de maand waarin je de dienst hebt geleverd of het product hebt verkocht. Stel dat je op 25 april werk hebt geleverd, dan moet je uiterlijk op 15 mei de factuur verzenden. Sneller factureren betekent meestal ook sneller betaald worden, dus wacht hier niet te lang mee.
Betalingstermijn en voorwaarden
Als zzp’er mag je zelf bepalen welke betalingstermijn je hanteert. De meeste ondernemers kiezen voor een termijn van 14 of 30 dagen. Leg deze termijn altijd duidelijk vast op de factuur. Je kunt ook algemene voorwaarden opstellen waarin je regels opneemt over betaling, annulering of aansprakelijkheid. Verwijs hiernaar op je factuur of in je offerte.
Btw en KOR
Ben je vrijgesteld van btw doordat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan moet je dat ook duidelijk op je factuur vermelden. In plaats van een btw-bedrag zet je dan bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling.” Vergeet niet dat je dan ook geen btw mag terugvragen over zakelijke kosten.
Automatiseren loont
Als startende zzp’er houd je je het liefst bezig met ondernemen, niet met administratie. Gelukkig zijn er veel tools en apps beschikbaar waarmee je eenvoudig facturen maakt, verzendt en opvolgt. Online boekhoudprogramma’s koppelen vaak je bankrekening en versturen automatisch herinneringen bij te late betaling. Daarmee bespaar je niet alleen tijd, maar houd je ook beter overzicht op je inkomsten.
Tot slot
Een correcte factuur is een belangrijk onderdeel van je onderneming. Het voorkomt discussie met je klant en zorgt ervoor dat je op tijd betaald krijgt. Zeker in de opstartfase van je bedrijf is een goede cashflow van groot belang. Maak daarom van factureren een vast onderdeel van je werkproces. Zo houd je je financiën op orde en werk je professioneel richting je klanten.
Mijnzzp.nl