Als zelfstandig ondernemer ben je in de meeste gevallen verplicht om btw te berekenen over je producten of diensten. Dit betekent ook dat je periodiek btw-aangifte moet doen bij de Belastingdienst. Voor veel zzp’ers is dit een terugkerende taak waar soms onzekerheid of uitstelgedrag bij komt kijken. Toch hoeft het invullen van de btw-aangifte geen struikelblok te zijn, zolang je weet wat je moet doen en hoe je dit efficiënt aanpakt.
Inhoudsopgave
• Weet wanneer je aangifte moet doen
• Voorbereiding is het halve werk
• Aftrekbare btw verwerken
• Controleer je gegevens zorgvuldig
• Na de aangifte: betalen of terugkrijgen
Weet wanneer je aangifte moet doen
De Belastingdienst bepaalt aan het begin van je inschrijving hoe vaak jij btw-aangifte moet doen. Meestal is dit per kwartaal, maar het kan ook per maand of per jaar zijn, afhankelijk van je omzet en situatie. Het is belangrijk dat je deze deadlines goed in de gaten houdt. Een te late aangifte kan leiden tot boetes en rente. De data waarop je aangifte moet doen staan vermeld in het portaal van de Belastingdienst of in je boekhoudsoftware.
Voorbereiding is het halve werk
Een fout die veel zzp’ers maken is dat ze pas bij het invullen van de aangifte alle bonnen en facturen bij elkaar gaan zoeken. Dit zorgt niet alleen voor stress, maar verhoogt ook de kans op fouten. Een goede voorbereiding begint bij het structureel bijhouden van je administratie. Gebruik je een online boekhoudprogramma, dan wordt veel werk al automatisch voor je gedaan. De btw over je inkoop en verkoop wordt bijgehouden en overzichtelijk gepresenteerd. Zo voorkom je verrassingen en werk je een stuk efficiënter.
Aftrekbare btw verwerken
Als je zelf kosten maakt voor je bedrijf, mag je de btw die je hierover betaalt in veel gevallen terugvragen. Denk aan kantoorartikelen, apparatuur, cursussen of reiskosten. Let wel op: je mag alleen btw terugvragen over kosten die je maakt voor je onderneming. Privé-uitgaven zijn uitgesloten en gemengde kosten (zoals een telefoonabonnement dat je ook privé gebruikt) moeten correct worden gesplitst. Het is daarom van belang om duidelijk onderscheid te maken en dit goed vast te leggen in je administratie.
Controleer je gegevens zorgvuldig
Voordat je de aangifte indient, is het slim om de cijfers nog even rustig door te nemen. Klopt het bedrag aan ontvangen en betaalde btw? Heb je alle inkoopfacturen geboekt? Zijn er geen dubbele boekingen? Door deze controle voorkom je dat je te veel of te weinig afdraagt. Houd er ook rekening mee dat je btw-aangifte altijd gebaseerd moet zijn op de factuurdatum, en niet op de betaaldatum van de factuur.
Na de aangifte: betalen of terugkrijgen
Heb je de btw-aangifte ingediend? Dan volgt meestal de betaling. Je bent verplicht om het verschuldigde bedrag binnen de gestelde termijn over te maken naar de Belastingdienst. Zorg ervoor dat je tijdig betaalt om boetes te voorkomen. Heb je juist btw terug te krijgen, dan wordt dit doorgaans binnen een paar weken op je rekening gestort. Gebruik hiervoor bij voorkeur een aparte rekening, zodat je altijd voldoende saldo hebt om je belastingverplichtingen na te komen.
Mijnzzp.nl