+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zo verwerk je een onbetaalde factuur correct in je boekhouding
Het kan iedere zzp’er overkomen: een factuur blijft onbetaald, ondanks herinneringen, aanmaningen en zelfs een ingeschakelde incassopartner. Wanneer betaling alsnog uitblijft, sta je voor de keuze om verdere juridische stappen te ondernemen of het openstaande bedrag af te schrijven.
Zeker bij kleinere bedragen kiezen ondernemers er vaak voor om het daarbij te laten, omdat verdere stappen veel tijd en energie kosten. In dat geval blijft de factuur wel in je administratie staan. Hoe verwerk je een onbetaalde factuur correct in je boekhouding en wat kun je doen met de btw die je al hebt afgedragen? Hieronder lees je hoe dit in zijn werk gaat.
Een onbetaalde factuur afboeken in je administratie
Werk je met een online boekhoudprogramma, dan is het afboeken van een onbetaalde factuur doorgaans eenvoudig. De exacte stappen verschillen per softwarepakket, maar de meeste programma’s hanteren een vergelijkbare werkwijze. Raadpleeg bij twijfel altijd de handleiding van jouw boekhoudsoftware.
In de praktijk maak je een creditfactuur aan voor het openstaande bedrag. Dit doe je door het oorspronkelijke factuurbedrag negatief te verwerken, inclusief het bijbehorende btw-bedrag. Vervolgens koppel je de creditfactuur aan de oorspronkelijke factuur, zodat beide bedragen tegen elkaar wegvallen.
Afhankelijk van het boekhoudprogramma kun je beide facturen daarna markeren als betaald, bijvoorbeeld via een tussenrekening zoals ‘rekening buiten boekhoudprogramma’. Vaak wordt de datum van de creditfactuur aangehouden als betaaldatum. Hierdoor blijft je administratie kloppend en staat er geen openstaande post meer op de debiteurenlijst.
Btw terugvragen bij een oninbare factuur
Na het afboeken van de factuur blijft vaak nog één vraag over: wat doe je met de btw die je al aan de Belastingdienst hebt afgedragen? Bij een onbetaalde factuur heb je recht op teruggaaf van deze btw. De onterecht betaalde btw kun je onder voorwaarden terugvragen.
Dit mag zodra vaststaat dat de factuur niet meer zal worden betaald. In de meeste gevallen geldt dat je dit kunt doen één jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum, tenzij al eerder duidelijk is dat betaling uitblijft. Het btw-bedrag verwerk je als correctie in je btw-aangifte door het af te trekken van de verschuldigde btw in rubriek 1a of 1b. Tegelijkertijd moet je ook de eerder opgegeven omzet in die rubriek verlagen.
Mocht de debiteur de factuur op een later moment alsnog betalen, dan ben je verplicht om de btw opnieuw aan te geven in de eerstvolgende btw-aangifte. Zo blijft je administratie ook op de lange termijn in overeenstemming met de fiscale regels.
Mijnzzp.nl