+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Je weet hoe je goede zorg verleent. Maar als je als zzp'er begint, krijg je er ineens een aantal wettelijke en administratieve taken bij. Denk aan een melding bij de inspectie, een klachtenregeling en een goed cliëntendossier. In dit artikel lichten we vier belangrijke zaken uit die je vóór je eerste opdracht geregeld moet hebben.
1. Meld je bij de inspectie
De eerste stap is geen factuur of website, maar een melding. De Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) verplicht nieuwe zorgaanbieders om zich te melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Als solist of zzp'er val je daar gewoon onder, ook als je niet bij de KVK ingeschreven staat.
Let op het moment: je meldt je in de drie maanden vóór je start, en pas als je melding binnen is, mag je zorg verlenen. Wacht hier dus niet mee tot je eerste cliënt zich aandient.
Houd hierbij rekening met de volgende punten:
- Je meldt je als je zorg verleent vanuit de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg. Ook alternatieve zorg en jeugdhulp vallen onder de meldplicht.
- Verleen je uitsluitend ondersteuning vanuit de Wmo 2015? Dan geldt de meldplicht niet voor jou.
- Je vult de melding online in, bij voorkeur met eHerkenning niveau 2+.
- De Wtza-regels voor zzp'ers bevatten een meldplichtcheck die in een paar vragen uitwijst of jouw zorgsoort eronder valt.
De vergunningplicht uit diezelfde wet geldt niet voor zzp'ers, en een interne toezichthouder hoef je evenmin te regelen. Eén uitzondering: werk je vanuit een bv of een andere rechtspersoon en verleen je medisch specialistische zorg, dan ben je wél vergunningplichtig.
2. Regel je klachtenregeling en kwaliteitsafspraken
De Wkkgz vraagt meer dan een melding. Als zelfstandige zorgverlener heb je een klachtenfunctionaris nodig die gratis is voor je cliënten, en sluit je je aan bij een geschilleninstantie die de minister van VWS heeft erkend. Een cliënt die ontevreden is, moet ergens terechtkunnen buiten jou om.
Veel zzp'ers regelen dit via een brancheorganisatie of een collectief. Daarnaast regel je een manier om incidenten veilig te melden en de kwaliteit van je zorg te bewaken. Hoe je dat organiseert, bepaal je zelf, maar bij een klacht of een controle moet je het kunnen laten zien.
3. Richt je cliëntendossier goed in
Het hart van je zorgadministratie is het cliëntendossier. Je legt het zorgproces vast: de cliëntgegevens, het zorg- of begeleidingsplan, je rapportages en de evaluaties. Dat dossier bevat bijzondere persoonsgegevens over gezondheid, dus je beveiligt het goed en je geeft cliënten inzage in hun eigen dossier. In de zorg komt daar logging bovenop: je moet kunnen aantonen wie wanneer welke gegevens inzag of aanpaste.
Met losse Word-bestanden op je laptop red je dat zelden. Je mist de logging, een betrouwbare back-up en een veilige manier om een dossier met een collega of de cliënt te delen.
Veel zelfstandigen kiezen daarom voor een online cliëntendossier dat speciaal voor de zorg is gemaakt, waarin rapporteren, doelen bijhouden en veilig delen samenkomen. Zo staan logging, back-up en inzage vanaf het begin goed, zonder dat je ze zelf hoeft op te tuigen. Wie er vanaf de eerste cliënt mee werkt, hoeft bij een inzageverzoek of een inspectiebezoek niet alsnog mappen en mailboxen door te spitten.
4. Houd je administratie en je afspraken op orde
Naast de zorginhoudelijke kant loopt je gewone ondernemersadministratie. Daar zitten drie vaste onderdelen in:
- Inkomsten en uitgaven: houd ze doorlopend bij, niet één keer per kwartaal.
- Belasting: zet geld apart voor de inkomstenbelasting en de btw.
- Facturen en contracten: bewaar ze terugvindbaar.
In de zorg factureer je vaak aan gemeenten, zorgkantoren of hoofdaannemers, en die stellen hun eigen eisen aan verantwoording. Scheid daarom vanaf dag één zakelijk en privé. Een vaste dag per maand om je administratie op orde te brengen kost je minder tijd dan een jaarlijkse inhaalslag.
Leg tot slot vast wat je doet en onder welke voorwaarden. Werk je als onderaannemer voor een grotere organisatie, dan wil je vooraf helder hebben wie de verwerkingsverantwoordelijke is voor de cliëntgegevens, wie een incident meldt, en wie het dossier houdt als de samenwerking stopt. Die vragen zijn achteraf een stuk lastiger te beantwoorden. Andere valkuilen voor startende zzp'ers gaan over geld en opdrachtgevers, deze valkuil gaat over aansprakelijkheid.
Je melding, je klachtenregeling, je dossier en je administratie kosten je slechts één middag. Daarna gaat je aandacht naar de reden dat je als zzp'er in de zorg bent gestart: de cliënt voor je, in plaats van de papierwinkel erachter.
In samenwerking met cliendo.nl
Mijnzzp.nl