Het aantal starters in Nederland zit al een hele tijd in de lift, blijkt uit recente cijfers uit het KVK Trendrapport. Wanneer je begint als zzp'er moet je je eigen administratie regelen of uit handen geven aan een boekhouder.
Het maken van facturen hoort daar ook bij; wil je het geld ontvangen dat je verdiend hebt. Wanneer je het maakproces eenmaal onder de knie hebt, is het heel eenvoudig. Om je een beetje op weg te helpen als starter lees je in dit artikel meer over online facturen maken.
Handmatig facturen maken vs. online facturen maken
Als eerst is het goed om te weten dat je de keuze hebt uit handmatig facturen maken of om met behulp van een online programma dergelijke documenten samen te stellen. Kies je ervoor om dit handmatig te doen dan kan dat bijvoorbeeld via Microsoft Word of Microsoft Excel. Sla het bestand vervolgens op als een werkbestand om later nog eens te gebruiken en als PDF om te versturen aan je klant of opdrachtgever. Bij een handmatige factuur kies je zelf je lettertype, opmaak en huisstijl. Met een beetje expertise kan zo'n factuur er professioneel uitzien.
Hoewel een handmatige factuur maken niet moeilijk is, kan het nóg eenvoudiger en nóg professioneler. Online facturen maken is bijvoorbeeld helemaal een makkie omdat je op die manier snel, foutloos en professioneel een factuur kunt samenstellen. Via zo'n programma kun je je factuur vervolgens ook nog eens direct naar de klant sturen en een overzicht bekijken van alle facturen die nog betaald moeten worden of die reeds zijn voldaan. Dat is een groot voordeel ten opzichte van handmatig facturen samenstellen.
Wat moet er allemaal op een factuur staan?
Het maakt niet uit hoe je een factuur maakt; in beide gevallen is het handig om te weten welke gegevens er zoal op de factuur moeten staan. Op die manier zijn je facturen rechtsgeldig en hoef je geen boetes te verwachten van de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft een paar duidelijke regels opgesteld waarin staat wat er wel en niet weergegeven moet worden op een factuur. De volgende gegevens moeten in ieder geval worden vermeld op een factuur:
- Je eigen gegevens en de gegevens van de klant.
- Je KVK-nummer en je BTW-nummer.
- De datum van de factuur.
- Een factuurnummer.
- Een duidelijke omschrijving van wat er afgenomen is door de klant en hoeveel aantallen er zijn afgenomen.
- Een duidelijke omschrijving van de prijs van wat er afgenomen is op basis van je tarieven per uur of afgesproken bedrag.
- Het totaalbedrag exclusief BTW.
- Het BTW-bedrag (in de meeste gevallen 21% van het totaalbedrag).
- Het totaalbedrag inclusief BTW.
- Informatie over je betalingstermijn, bijvoorbeeld 30 dagen.
Er zijn altijd enkele uitzonderingen te vinden voor het maken van een factuur. Heb je bijvoorbeeld diensten of producten geleverd aan een buitenlands bedrijf? In dat geval kan het net even anders zitten, omdat de BTW in veel gevallen verlegd wordt. Ook wanneer je een 'kleine ondernemer' bent en de kleineondernemersregeling kunt aanvragen, hoef je vaak geen BTW te betalen. Lees je daar dus goed in wanneer dit het geval is voor jou, omdat je factuur er dan net anders dan anders uit kan zien.
Hoe bepaal je de betalingstermijn van je facturen?
Op iedere factuur moet dus een betalingstermijn staan. Deze termijn kan een periode zijn die je als ondernemer bij iedere afname gebruikt. Zo rekenen de meeste ondernemers een betalingstermijn van 30 dagen. Maar: hier zijn geen regels aan verbonden, wat betekent dat je het zelf mag weten. Je kunt bijvoorbeeld ook een betalingstermijn van 14 dagen vaststellen als je dat prettiger vindt. Meestal wordt dit vooraf afgesproken tussen ondernemer en afnemer. Heb je dat niet gedaan? Dan geldt er voor bedrijven een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.
Wat ook goed is om te weten, is dat er een maximale betalingstermijn van 60 dagen geldt, behalve voor grootbedrijven aan mkb en wanneer er iets anders is afgesproken onderling. Het kan een keer gebeuren dat je een factuur hebt gemaakt en verstuurd en dat deze niet op tijd betaald wordt door de afnemer of de klant. In dat geval kun je een schriftelijke aanmaning sturen. Is je klant een bedrijf dan mag dit direct met incassokosten. Uit de praktijk blijkt echter dat dit niet heel bevorderlijk is voor de zakelijke relatie met dat bedrijf, dus je kunt ook eerst een online factuur maken, deze versturen en één keer een herinnering sturen om vervolgens te bellen wanneer de betaling nog niet is voldaan.
Dit artikel valt buiten de redactionele inhoud van mijnzzp.nl
Mijnzzp.nl