Als ZZP'er ben je niet alleen verantwoordelijk voor je kernactiviteiten, maar ook voor alle administratieve taken die bij het ondernemerschap komen kijken. Uit onderzoek blijkt dat zelfstandigen gemiddeld 30% van hun werktijd besteden aan administratie en andere backoffice-taken. Dat is kostbare tijd die je niet kunt besteden aan het werven van klanten of het uitvoeren van betaald werk.
Waarom ZZP'ers worstelen met administratieve taken
De meeste freelancers kiezen voor het zelfstandig ondernemerschap vanwege de vrijheid en de mogelijkheid om te doen waar ze goed in zijn. Administratie hoort daar meestal niet bij. Toch vragen belastingaangiften, facturen, debiteuren- en crediteurenbeheer en andere administratieve taken voortdurend je aandacht.
Deze taken zijn niet alleen tijdrovend, maar kunnen ook complex zijn, vooral als je geen financiële of administratieve achtergrond hebt. Fouten kunnen bovendien kostbare gevolgen hebben, zoals boetes van de Belastingdienst of gemiste betalingen van klanten.
Bovendien zorgt de administratieve last vaak voor stress en kan het je werk-privébalans verstoren. Veel ZZP'ers besteden avonden en weekenden aan het bijwerken van hun administratie, tijd die ze liever met familie en vrienden zouden doorbrengen.
Voordelen van het uitbesteden van je backoffice
Het backoffice uitbesteden kan een slimme zet zijn voor ambitieuze ZZP'ers die willen groeien. De voordelen zijn talrijk:
Meer focus op kernactiviteiten betekent dat je tijd vrijmaakt voor wat je écht goed kunt en waar je geld mee verdient. Dit leidt vaak tot meer omzet en een sterkere positie in de markt.
Een professionele administratie zorgt voor minder fouten en een betere financiële gezondheid van je onderneming. Professionals zijn op de hoogte van de nieuwste wet- en regelgeving en kunnen je helpen om fiscaal optimaal te ondernemen.
De tijdsbesparing is misschien wel het belangrijkste voordeel. Je krijgt letterlijk uren per week terug die je naar eigen inzicht kunt besteden, of dat nu aan je bedrijf of aan je privéleven is.
Wat kun je allemaal uitbesteden?
Als het gaat om backoffice-taken voor ZZP'ers, kun je onder andere deze zaken uitbesteden:
- Boekhouding en financiële administratie
- Facturatie en debiteurenbeheer
- Btw- en inkomstenbelastingaangiften
- Salarisadministratie (als je personeel hebt)
- Contractbeheer
- Verzekeringen en pensioenregelingen
Hoe kies je de juiste backoffice-dienstverlener?
Bij het kiezen van een partner voor je backoffice is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de kosten. Overweeg de volgende criteria:
Kijk naar de expertise in jouw branche. Verschillende sectoren hebben specifieke administratieve vereisten. Een dienstverlener met ervaring in jouw branche begrijpt deze nuances.
Let op de beschikbaarheid en communicatie. Is je contactpersoon gemakkelijk te bereiken? Krijg je snel antwoord op je vragen? Goede communicatie is essentieel voor een succesvolle samenwerking.
Controleer welke software en systemen worden gebruikt. Idealiter sluiten deze aan bij wat je al gebruikt of bieden ze voordelen ten opzichte van je huidige werkwijze.
Het overstapproces vereenvoudigd
Veel ZZP'ers stellen het overstappen van backoffice uit vanwege de vermeende complexiteit. Moderne dienstverleners maken dit proces echter steeds eenvoudiger. Ze nemen je bij de hand en zorgen voor een soepele transitie, waarbij je bestaande administratie wordt geanalyseerd en overgenomen.
Een goede overstapservice omvat het inventariseren van je huidige situatie, het opstellen van een plan van aanpak en het geleidelijk overnemen van taken, zodat je bedrijf geen hinder ondervindt van de verandering.
Kosten versus opbrengsten
De kosten voor het uitbesteden van je backoffice variëren afhankelijk van de omvang van je bedrijf en de diensten die je afneemt. Gemiddeld kun je rekenen op € 100 tot € 300 per maand voor basisadministratie.
Dit lijkt misschien een flinke uitgave, maar weeg dit af tegen wat je terugkrijgt: meer tijd voor betaald werk, minder stress, minder kans op fouten en boetes, en professioneel advies dat je kan helpen fiscaal optimaal te ondernemen.
Veel ZZP'ers die hun backoffice uitbesteden, rapporteren dat ze de investering binnen enkele maanden terugverdienen door toegenomen productiviteit en omzet.
Start met professionele ondersteuning
Als je overweegt om je backoffice uit te besteden, begin dan met een inventarisatie van je administratieve taken en de tijd die je daaraan besteedt. Identificeer vervolgens de gebieden waar je de meeste ondersteuning kunt gebruiken.
Plan daarna gesprekken met verschillende dienstverleners om te bepalen welke het beste bij jouw behoeften past. Vraag naar referenties van andere ZZP'ers in jouw branche en informeer naar de overstapprocedure.
Door je backoffice uit te besteden, kun je je volledig richten op waar je goed in bent en waar je passie ligt. Dit leidt niet alleen tot meer werkplezier, maar vaak ook tot betere resultaten voor je onderneming.
In samenwerking met helloflexpeople.com
Mijnzzp.nl