Als ZZP-er heb je zeker in de beginfase nog niet altijd de financiële middelen om een boekhouder in te schakelen. Met moderne tools is het gelukkig hartstikke haalbaar om een groot deel van de administratie zelf op je te nemen. Wel is het een uitdaging om het overzicht op die administratie te behouden. Ben jij als ZZP-er zelf verantwoordelijk voor je administratie en zie je soms door de bomen het bos niet meer? Dit kan je doen om het overzicht te bewaren.
Documenten opbergen
Hoewel steeds meer dingen online gaan, blijf je als ondernemer het overzicht moeten bewaren op een grote hoeveelheid documenten. Ook als je wel werkt met een boekhouder zul je deze ergens moeten bewaren. Een handige archief kast in je kantoor is dus een echte must als ondernemer. In deze kast met grote hoeveelheden laden kun je op geördende wijze al je documenten opslaan. Werk als je veel verschillende documenten hebt eventueel ook met verschillende kleuren mapjes en creëer voor jezelf een systeem waarin je snel en gemakkelijk oudere documenten weer kan terugvinden.
Online werkomgevingen
Het is wel zo makkelijk om zo veel mogelijk documenten ook in een online omgeving op te slaan. Bij voorkeur in een cloud, zodat je je documenten niet zomaar kan kwijtraken en je de boel ook kunt terugvinden via meerdere apparaten. Online werkomgevingen zijn ideaal voor ZZP-ers omdat je met bijvoorbeeld boekhoudprogramma’s ook veel makkelijker berekeningen kan maken, geldstromen kunt bijhouden en berekeningen kunt maken. Zo gaat de administratie voor jou als ondernemer een stuk sneller en heb je meer tijd voor zaken die echt om jouw onderneming draaien.
Vaste momenten
Zorg dat je vaste momenten hebt voor je administratie. Neem bijvoorbeeld drie keer per week een halfuurtje voor de cijfertjes en open op dagelijkse basis je zakelijke post. Door zaken als het sturen of betalen van facturen en het beantwoorden van mails direct aan te pakken, ben je op een later moment minder tijd kwijt aan zoeken. Eens in de maand is het verstandig om de bijzonderheden door te nemen en eens in het jaar is het tijd om een dag te besteden aan de grote schoonmaak van je administratie. Op die dag kun je dingen opnieuw organiseren of documenten die echt niet meer nodig zijn, verwijderen. Zo kun je betaalde facturen na een jaar of vijf gewoon weggooien. De belastingdienst zal er dan niet meer naar vragen.
In samenwerking met archiefkastspecialist.nl
Mijnzzp.nl