Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Tankdop auto

Als je als ZZP'er veel onderweg bent, is het wel zo handig om een auto van de zaak te hebben. Maak je hier gebruik van? Houd er dan wel rekening mee dat je ook je kilometerregistratie goed moet bijhouden voor de Belastingdienst. Wat, waarom en hoe? Wij vertellen het je in dit artikel.

Wat houdt kilometerregistratie in?

Met je kilometerregistratie leg je in principe al je gereden kilometers vast die je met je bedrijfsauto hebt gereden. Aan de hand van een goede rittenregistratie kun je bij de Belastingdienst aantonen dat je in een jaar niet meer dan vijfhonderd privékilometers gereden hebt.

Wanneer moet ik een rittenadministratie bijhouden?

Het bijhouden van je zakelijke- en privékilometers doe je dus wanneer je gebruikmaakt van een auto van de zaak. De administratie van deze kilometers is van belang voor de Belastingdienst maar ook voor jou als ZZP'er. Je kunt op deze manier goed bijhouden of je binnen deze vijfhonderd kilometers blijft. Wanneer je hier overheen gaat moet je namelijk bijtelling betalen en dat kan hoog in de kosten lopen. Kom je op een gegeven moment over deze vijfhonderd kilometer heen, dan dien je de Belastingdienst hiervan op de hoogte te stellen. Houd er daarnaast ook rekening mee dat je deze gegevens ook minimaal zeven jaar moet bewaren.

Wat moet ik vermelden in mijn kilometerregistratie?

Wellicht denk je dat een globale notatie van je ritten voldoende is, maar je dient nog meer te vermelden dan alleen een begin- en eindpunt. Je ritgegevens bestaan ook uit de datum per rit, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres (heen- en terugreis), de gereden route en het soort rit (privé of zakelijk). Ook dien je de privé-omrijkilometers te noteren wanneer je tijdens dezelfde reis zakelijke en privékilometers rijdt. Naast de bovengenoemde gegevens noteer je kenmerken van de auto zoals het merk, type en kentekennummer. Tot slot benoem je ook de periode waarin je de auto tot je beschikking hebt.

Hoe kan ik mijn kilometerregistratie bijhouden?

Je kunt je kilometerregistratie bijhouden op een kladblok of in Excel, maar dit is niet heel praktisch wanneer je veel onderweg bent. Je kunt in dat geval beter gebruikmaken van een systeem waar je alles makkelijk, overzichtelijk en snel in invoert. Je kunt bijvoorbeeld een blackboxsysteem gebruiken. Hiermee worden je ritten geautomatiseerd bijgehouden door middel van een GPS-systeem. Wanneer je een blackbox wilt gebruiken, let er dan wel op dat het systeem voldoet aan alle eisen van de kilometerregistratie. Dit kun je bekijken via  de website van het keurmerk registratiesystemen.

Je kunt er ook voor kiezen om een urenregistratie software met een kilometerregistratie functie te gebruiken. De meeste urenregistratie pakketten hebben ook een app, zodat je eenvoudig onderweg je overal en altijd de ritten- en urenadministratie bij kunt houden. Kortom, zo vang je twee vliegen in één klap.

Wat gebeurt er als de kilometerregistratie niet klopt?

Je kilometerregistratie dient honderd procent sluitend te zijn. Is dit niet het geval? Dan kun je een forse boete krijgen. Het bedrag van de boete is gebaseerd op de geldsom die de Belastingdienst is misgelopen. Deze boete kan wel oplopen tot ruim vijfduizend euro. Daar word je natuurlijk niet vrolijk van. Houd daarom altijd goed je kilometerregistratie bij.

Mijnzzp.nl