Als zzp'er ben je een duizendpoot: ondernemer, vakspecialist én incassobureau in één. Dat laatste is misschien niet je favoriete rol, maar helaas komt het voor dat een klant de rekening vergeet, uitstelt of gewoonweg weigert te betalen. Geen paniek! Er zijn genoeg stappen die je kunt ondernemen om je zuurverdiende centen binnen te halen.
Stap 0: Eerst even checken
Voordat je in de stress schiet, controleer je administratie. Misschien heb je per ongeluk die ene factuur niet verstuurd? Het zou niet de eerste keer zijn dat een zzp'er zichzelf voor schut zet door een boze mail te sturen over een onbetaalde factuur die nog in de conceptenmap zit.
Stap 1: Een vriendelijke herinnering
Stuur een vriendelijke herinnering. Vaak is een kleine geheugensteuntje genoeg. "Hoi [klantnaam], ik hoop dat je geniet van mijn geweldige werk! Oh ja, en die factuur... vergeten is menselijk, betalen goddelijk!" Meer inspiratie nodig voor je betaalherinnering? Kijk dan ook een op de website van Bill Incasso. Zij zijn gespecialiseerd in het innen van vorderingen voor ZZP’ers in uiteenlopende branches en hebben diverse voorbeeldbrieven voor je beschikbaar.
Stap 2: Persoonlijk contact
Bel eens op. Ja, echt waar, met je telefoon. Soms werkt een persoonlijk gesprek wonderen. Wie weet zit je klant in een lastig parket en kun je een betalingsregeling treffen. Een telefoontje kan ook helpen om eventuele misverstanden snel op te helderen.
Stap 3: Tijd voor wat meer druk
Als vriendelijk zijn niet helpt, is het tijd om je zakelijke kant te tonen. Stuur een formele betaalherinnering en wijs op eventuele consequenties van niet-betaling, zoals wettelijke rente of incassokosten. Wees duidelijk over deadlines en vervolgstappen.
Stap 4: De laatste waarschuwing
Stuur een laatste aanmaning waarin je duidelijk maakt dat dit je laatste poging is voordat je verdere stappen onderneemt. Soms is dit het zetje dat een klant nodig heeft om eindelijk te betalen.
Stap 5: Schakel een incassobureau in
Nog steeds geen reactie? Dan kun je als zzp’er een incassobureau inschakelen, zoals Bill Incasso. Zij zijn gespecialiseerd in het losweken van betalingen bij hardnekkige wanbetalers. Houd er rekening mee dat dit wel kosten met zich meebrengt voor jouw klant.
Stap 6: Juridische stappen
Als laatste redmiddel kun je naar de rechter stappen. Dit kost tijd en geld, dus weeg goed af of het de moeite waard is. Voor kleine bedragen kun je naar de kantonrechter, wat relatief eenvoudig en goedkoop is.
Voorkomen is beter dan genezen
Natuurlijk is het beter om betalingsproblemen te voorkomen. Enkele tips:
- Maak duidelijke afspraken over betalingstermijnen
- Vraag een aanbetaling voor grote projecten
- Houd je administratie op orde
- Factureer direct na het leveren van je dienst
- Overweeg een kredietwaardigheidscheck voor nieuwe klanten
- Stel algemene voorwaarden op waarin je betalingsvoorwaarden duidelijk zijn vastgelegd
De menselijke kant
Onthoud dat er vaak een reden is waarom klanten niet betalen. Soms zitten ze zelf in financiële problemen of is er sprake van een misverstand. Probeer altijd eerst de situatie te begrijpen voordat je harde maatregelen neemt.
Leer van de ervaring
Elke niet-betalende klant is een leermoment. Evalueer wat er misging en hoe je dit in de toekomst kunt voorkomen. Misschien moet je je selectieproces voor klanten aanscherpen of je betalingsvoorwaarden aanpassen.
Tot slot
Onthoud: je bent een professional die betaald hoort te worden voor je werk. Wees assertief, maar blijf altijd beleefd en professioneel. En wie weet, misschien maak je er wel een grappige anekdote van voor je volgende netwerkborrel!
In samenwerking met billincasso.nl
Mijnzzp.nl